Funktionalität
Bei zwei gemeinsam tagenden Gremien können Textbausteine von einem mit beratenden Gremium übernommen werden. Sodass für die Niederschriftserstellung eine doppelte Erfassung zu gemeinsam beratenden Tagesordnungspunkten entfallen kann.
- SD.NET Einstellung: GemeinsameSitzungen=Ja
- Gleicher Sitzungsort
- Gleicher Sitzungsbeginn oder –ende
Ablauf – Sitzungsvorbereitung
Den Vorlagen, die gemeinsam beraten werden sollen, werden über die Beratungsfolge alle beteiligten Gremien & Termine zugewiesen.
Hierbei gilt es zu beachten, dass über die Reihenfolge der Beratung festgelegt wird, welches der beiden Gremien das „federführende“ werden soll. Dazu wird ausschließlich die Beratungsreihenfolge der (zeitlich) zuerst erstellten Vorlage ausgewertet. Die Position auf der Tagesordnung ist dabei nicht relevant.
Die weitere Erstellung der Vorlagen erfolgt wie gehabt. Einladungen und Bekanntmachungen werden ebenfalls wie gehabt, für jedes Gremium separat, erstellt.
Bsp.: Verbandsversammlung = federführend; Verwaltungsrat = vorberatend
Ablauf – Sitzungsnachbereitung
Die Anwesenheiten sowie die tatsächlichen Sitzungszeiten werden bei beiden Gremien separat erfasst. Es gilt aber weiterhin zu beachten, dass die Beginn- oder Endezeit übereinstimmen müssen, damit die gemeinsame Sitzung als solche erkannt wird.
Zuerst wird das Protokoll des „vorberatenden“ Gremiums (Bsp. Verwaltungsrat) wie gehabt erstellt. Anschließend erfolgt die Protokollerstellung des „federführenden“ Gremiums. Hierbei werden nun von SD.NET die überschneidenden Tagesordnungspunkte ermittelt und zwecks „Übernahme“ angeboten. Ausgewertet wird hierzu jeweils der „Betreff“ in Verbindung mit der Position auf der Tagesordnung.
Die automatische Ermittlung der Übereinstimmungen erfolgt nur bis zum Ersten, voneinander abweichendem, Pärchen. Im Beispiel TOP 4
Darüber hinaus können keine weiteren Zuordnungen getroffen werden! Das Anhaken weiterer Kästchen hat fehlerhafte Verknüpfungen zur Folge, die nicht ohne Weiteres wieder aufgehoben werden können.
Das Zurücknehmen automatisch ermittelter Übereinstimmungen ist dagegen möglich. Nachdem die Übereinstimmungen mit „OK“ übernommen wurden, werden für die Textbausteine der Diskussion, Beschluss und Abstimmung Verweise zum vorberatenden Gremium (Verwaltungsrat) gesetzt, so dass diese nun unmittelbar auch beim federführendem Gremium (Verbandsversammlung) zur Verfügung stehen. Über den Sitzungsverlauf hinzugefügte Anlagen aus der Vorberatung werden nicht berücksichtigt und müssen daher erneut hinzugefügt werden.
Eine weitere Bearbeitung von Inhalten der übereinstimmenden TOP’s ist nur bei der Referenz, also dem vorberatenden Gremium, möglich.
Alle weiteren TOP’s können nun, wie gehabt, über den Sitzungsverlauf oder nach Aufbau des Protokolldokumentes bearbeitet werden.
