Wenn Sitzungstermine ausfallen oder verschoben werden, sorgt SD.NET mit flexiblen Funktionen für eine einfache Organisation und klare Kommunikation.
Zunächst ist zu entscheiden:
Alter Termin bleibt im RIM ersichtlich (ohne Dokumente), neuer Termin wird zusätzlich angelegt
Soll der alte Termin weiterhin im RIM angezeigt werden, bietet sich im Gremientermin das Feld »Bemerkung (erscheint im RIM)« an, um eine entsprechende Information im RIM-Terminkalender zu hinterlegen:
Geben Sie unter »Bemerkung (erscheint im RIM)« die gewünschte Information ein. Diese wird anschließend im RIM-Terminkalender angezeigt.
Hierzu kann zusätzlich auch ein Newseintrag erstellt und die Gremienmitglieder anschließend automatisch per E-Mail informiert werden:
Bleibt der alte Termin im RIM bestehen, wird direkt der neue Termin in SD.NET angelegt. Die lfd. Sitzungsnummer des alten Termins kann hierzu in den Grunddaten manuell bearbeitet bzw. entfernt werden.
Falls schon Vorlagen erstellt wurden, müssen diese nun dem neuen Termin zugeordnet werden. Dazu wird zunächst eine bestehende Tagesordnung des entfallenden Termins aufgehoben. Die Vorlagen können anschließend bei der neuen Tagesordnung aus der Rubrik »Übersicht Ältere Vorlagen« auf diese übernommen werden. Eine Anpassung der Vorlagen erfolgt – je nach Voreinstellung – automatisch.
Bitte beachten: Wurden in den Vorlagen Änderungen (z. B. Seitenumbrüche) außerhalb der Schreibmarken vorgenommen, gehen diese bei der Aktualisierung verloren.
Falls schon Vorlagen erstellt wurden, müssen diese nun dem neuen Termin zugeordnet werden. Dazu wird zunächst eine bestehende Tagesordnung des entfallenden Termins aufgehoben.
Sind zu dem ursprünglichen Termin keine Vorlagen, Einladungen und Niederschriften mehr zu erwarten, müssen die entsprechenden Optionen in den Termingrunddaten deaktiviert werden:
Erstellung Vorlagen deativieren
Erstellung Einladung deativieren
Erstellung Niederschrift deativieren
Termin wird verschoben, der alte Termin soll nicht mehr im RIM dargestellt werden
Die Tagesordnung ist bereits versendet worden und hat den Status veröffentlicht. Nun soll der Termin verschoben werden.
Hierfür müssen zunächst die Dokumente (Einladung, Bekanntmachung) in den Status Entwurf zurückgesetzt werden. Anschließend muss die gesamte Tagesordnung aufgehoben werden.
Bitte beachten: Wurden Dokumente schon im RIM veröffentlicht, kann es hierzu bereits Notizen der Gremienmitglieder geben. Werden Dokumente lediglich in SD.NET geändert bzw. neu aufgebaut, bleiben die Notizen erhalten. Allerdings werden Notizen zum Einladungsdokument des alten Termins beim Löschen des Dokuments ebenfalls (unwiderruflich) gelöscht.
Tagesordnung aufheben
Im Anschluss kann man nun über »Termine–Gremientermine« den zu verschiebenden Termin über »Bearbeiten« öffnen und den neu angelegten Sitzungstermin eingeben:
Im Anschluss kann man nun über »Termine–Gremientermine« den zu verschiebenden Termin über »Bearbeiten« öffnen und den neu angelegten Sitzungstermin eingeben.
Nach Bestätigung mit Ok erscheint die Abfrage, ob der neue Beratungstermin automatisch in die Vorlagen übernommen werden soll.
Durch Bestätigung mit Ja wird in allen Vorlagen automatisch der Beratungstermin angepasst. Im Anschluss besteht noch die Möglichkeit, zusätzlich eine News zu versenden
