anRICH – die mobile SitzungsApp
Leitfaden zur Installation und Nutzung
Die im SD.NET Ratsinformationsmanagement (RIM) veröffentlichten Termine, Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen, Protokolle und Beschlüsse werden automatisch auf dem Tablet oder Smartphone abgelegt. Damit können Sie jederzeit, auch ohne Verbindung zum Internet, auf alle Informationen des Systems zugreifen.
Bitte beachten Sie, dass diese Installation nur von Anwendern mit den Betriebssystemen ab Android 12 durchgeführt werden kann.
1 – Play Store
Öffnen Sie den Play Store auf Ihrem Android-Gerät.
Hinweis:
Stellen Sie dabei sicher, dass eine Internetverbindung vorhanden ist.
2 – App-Suche
Geben Sie den Suchbegriff „anRICH“ in das Suchfeld ein. Anschließend erscheint die gewünschte App in der Auflistung
3 – App-Installation
Tippen Sie auf die Schaltfläche „INSTALLIEREN“.
Alles Weitere erledigt das Gerät für Sie.
1 – Aktivierung
Über die anRICH-App gibt es die Möglichkeit Push-Nachrichten über neue Dokumente, neue News oder neue Aufgaben zu erhalten, insofern das Ratsinformationssystem bzw. der Server dies unterstützt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Verwaltung.
In den Android-Einstellungen können Push-Nachrichten für jede App einzeln aktiviert/deaktiviert werden.
Tippen Sie auf den Kanalnamen, um detaillierte Einstellungen vorzunehmen.
2 – Nummer App-Symbol
Die rote Zahl an der Anwendung steht für alle neuen Dokumente, News und Aufgaben seit der letzten Datenaktualisierung.
Wenn Sie das anRICH-Symbol gedrückt halten, erscheint eine Gesamtzahl aller neuen Dokumente, Anlagen und News bzw. Downloads seit der letzten Datenaktualisierung in anRICH.
Es werden die Nachrichten aller Mandanten aufsummiert.
3 – Mandantenbenachrichtigung
In den Einstellungen der iRICH-App können für jeden einzelnen Mandanten die Push-Nachrichten aktiviert werden.
4 – Mandantenbenachrichtigungsanzahl
Auf der Anmeldemaske sehen Sie hinter dem jeweiligen Mandanten die Anzahl der neuen Dokumente.
5 – Ansicht „neue Dokumente“
Bitte beachten Sie, dass die „neuen Dokumente“, die im Menü und in der entsprechenden Ansicht (im Screenshot ersichtlich) ausgewiesen werden, nicht den Benachrichtigungen (Push-Nachrichten) entsprechen. Diese Funktion entspricht der Verhaltensweise im RIM und es werden Dokumente eines Zeitraumes von z.B. den letzten zwei Wochen angezeigt und zusammengezählt.
Durch Tippen auf die Anzahl der neuen Dokumente wird die Detail-Ansicht der Dokumente angezeigt.
6 – Verpasste Inhalte seit letzter Anmeldung
In dieser Ansicht finden Sie die Dokumente, die in der letzten Zeit aktualisiert oder neu veröffentlicht wurden. Diese Ansicht wird mit dem Ratsinformationssystem abgeglichen.
Ungelesene Dokumente werden in schwarzer Schrift dargestellt und mit einem grünen Punkt vor dem Textinhalt markiert.
Bereits gelesene Dokumente werden als grau dargestellt und automatisch am Ende einsortiert.
Durch Tippen auf das „Stiftsymbol“ können Sie Dokumente aus dieser Ansicht einzeln oder gesammelt auswählen und aus der Auflistung entfernen.
7 – Auflistungsanpassung
Durch Tippen auf eine Auswahl, welche nach der Aktivierung des Stiftsymbols erscheint, können Sie Dokumente aus dieser Ansicht einzeln oder gesammelt auswählen und aus der Auflistung entfernen.
Alle zur App zugehörigen Daten werden verschlüsselt auf dem Gerät abgelegt. Über den Browser heruntergeladene Dokumente werden unverschlüsselt gespeichert. Aufgrund der verschiedenen Android-Versionen und Tablets können die Einstellungen variieren.
1 – Code-Sperre
Um all Ihre Daten auf Ihrem Gerät zu schützen, ist es erforderlich, das Gerät mit einer Code-Sperre zu versehen.
Diese Code-Sperre verschlüsselt Ihre Inhalte auf Ihrem Gerät automatisch.
Ein unberechtigter Zugriff auf Ihre Inhalte ist damit ausgeschlossen.
Eine weitere Möglichkeit stellt das Verschlüsseln des Gerätes dar. Dabei werden alle privaten Daten vom System verschlüsselt.
Die Verschlüsselung setzt den Einsatz der Displaysperre voraus. Vor der Aktivierung der Einstellung muss eine Datensicherung durchgeführt werden.
2 – Aktivierung
Um die Displaysperre einzurichten, tippen Sie in den Einstellungen des Gerätes unter „Sperrbildschirm“ auf „Bildschirmsperre und Biometrie“.
3 – Auswahl Sperrbildschirm
Im folgenden Dialog müssen Sie die Art der Sperre auswählen. Bitte wählen Sie „Muster“, „PIN“ oder „Passwort“ aus. „Streichen“ sowie „Keine“ deaktiviert die Sperre.
Auch das Hinterlegen einer Gesichtserkennung sowie Fingerabdrücken aktiviert eine Sperre mit biometrischen Daten.
Der folgende Schritt beschreibt die Einrichtung eines Passworts.
4 – Code-Eingabe
Vergeben Sie einen mindestens 6-stelligen PIN bestehend aus Ziffern.
Im Anschluss müssen Sie Ihr Passwort erneut bestätigen.
5 – Bildschirm-Timeout
Die Displaysperre wird aktiviert, wenn Sie den „Ein/Aus“-Schalter drücken oder das Gerät in den Ruhezustand wechselt.
Die Einstellung für den Ruhezustand des Gerätes finden Sie in den Einstellungen unter „Anzeige“.
Wählen Sie hier eine für Ihren Bedarf erforderlichen Zeitspanne unter der Rubrik „Bildschirm-Timeout“ aus.
1 – Allgemeine Information Touch/Face ID
Über die Einstellungen des iPads können Fingerabdrücke gespeichert werden. So kann Touch ID für die Anmeldung am Gerät und in vielen Apps verwendet werden, damit kein Kennwort oder Code mehr eingegeben werden muss.
Außerdem kann auch eine Face ID für die Anmeldung am Gerät und im iRICH verwendet werden. Hierzu ist das Gesicht nach der Anleitung des Gerätes abzuscannen.
Im Folgenden werden die beiden Verfahren als Biometrie bezeichnet.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
2 – Aktivierung Touch/Face ID
In iRICH kann über die globale Einstellung „Touch ID“ aktiviert werden. Damit kann der auf dem Gerät hinterlegte Fingerabdruck für die Anmeldung genutzt werden. Für „Face ID“ aktivieren Sie ebenfalls die entsprechende Einstellung, damit eine Anmeldung mit Gesichtserkennung erfolgen kann.
Hinweis: Klappt die Erkennung der biometrischen Daten mehrere Male in Folge nicht, so wird diese Einstellung temporär für die nächste Anmeldung deaktiviert.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
3 – Anmeldung per Biometrie
Zur Durchführung der Anmeldung per Biometrie tippen Sie wie gewohnt auf der Anmeldemaske auf die Schaltfläche „Anmelden“. Im Anschluss gibt es die Aufforderung den Finger auf den Home-Button zu legen.
Öffnen Sie iRICH erneut oder wechseln Sie den Mandanten, so wird die Anmeldung mittels Biometrie automatisch gestartet.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
1 – App-Symbol
Nach erfolgreicher Installation von anRICH erscheint das entsprechende Symbol auf Ihrem Gerät.
Hinweis:
Haben Sie den Play Store noch bei der Installation der App geöffnet, können Sie die App direkt von dort aus starten.
Mit Tippen auf das App-Symbol starten Sie die App.
2 – Vor dem ersten Gebrauch
Vor dem ersten Gebrauch müssen Sie Ihre Zugangsdaten eingeben. Ihre Verwaltung ist für eine Aushändigung hierbei zuständig.
Sollte ein Verbindungsfehler angezeigt werden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie mit dem Internet über WLAN verbunden sind. Alternativ können Sie auch über die globalen Einstellungen die Nutzung mobiler Daten aktivieren, sofern Ihr Gerät dies unterstützt. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter „Globale Einstellungen“ dieses Leitfadens.
Diese Informationen werden in Form von „Mandanten“ gespeichert.
Sie können über dieselbe Methode weitere Mandanten hinzufügen, nachdem Sie den ersten Mandanten angelegt haben.
3 – Aufruf Formularfeld
Tippen Sie zur Eingabe auf das erste Formularfeld. Die Tastatur wird automatisch herausgefahren.
Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weitere Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben.
4 – Eingabe Zugangsdaten
Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein. Achten Sie hierbei insbesondere auf die Groß- und Kleinschreibung.
Webadresse: Geben Sie hier die vollständige Adresse vom Ratsinformationssystem ein
Bezeichnung: Die offizielle Bezeichnung des Mandanten wird vom Webserver übertragen. Sie können diesen Begriff jedoch anpassen.
Benutzername: Geben Sie hier Ihren persönlichen RIM-Benutzername ein.
Kennwort: Geben Sie hier das RIM-Kennwort ein (mind. 4 Zeichen)
Nach erfolgter Eingabe können Sie die Schaltfläche „Sichern“ oder die „Return“-Taste auslösen
Hinweis:
Die offizielle Bezeichnung des Mandanten wird vom Webserver übertragen. Sie können jedoch auch optional einen eigenen Namen vergeben.
5 – Kennwortprüfung
Der Benutzername und das Kennwort werden geprüft, sobald das Speicherdisketten-Symbol gedrückt wird
6 – Anmeldung
Bei erfolgreicher Anmeldung erscheint die Anmeldemaske. Bitte geben Sie Ihr Kennwort erneut ein, um sich anzumelden.
1 – Mandantenauswahl
Mit Tippen auf den aktuellen Mandantennamen erhalten Sie eine Auswahlliste aller auf Ihrem Gerät eingerichteten Mandanten.
Hier können Sie (falls vorhanden) einen anderen Eintrag wählen, um den Mandanten zu wechseln.
Über die drei Punkte in der rechten oberen Ecke können Sie ein Menü aufrufen, in dem Sie die Möglichkeit haben, Ihre Mandanten zu verwalten oder erweiterte Einstellungen zu treffen.
2 – Mandantenanlegung
Sie können über das Menü und der Auswahl „Mandant anlegen“ einen weiteren Mandanten anlegen.
3 – Anmeldeseite
Legen Sie einen neuen Mandanten an. Nach erfolgter Prüfung erscheint der neu angelegte Mandant als aktueller Mandant auf der Anmeldeseite.
Durch Tippen auf den Mandantennamen, wie im ersten Schritt bereits gezeigt, erscheint die Mandantenauswahl. Nun können Sie einen anderen Eintrag wählen und den Mandanten wechseln.
4 – Mandantenbearbeitung
Über das Menü-Symbol können Sie einen Mandanten bearbeiten oder löschen.
5 – Mandantenanpassung
Sie können in einem Mandanten jederzeit die Zugangsdaten ändern oder den kompletten Datenbestand löschen. Ändern Sie hierzu die Feldinhalte und tippen auf „Sichern“. Anschließend werden Ihre Zugangsdaten erneut geprüft. Zum Löschen tippen Sie auf „Mandanten löschen“.
6 – Mandantenlöschung
Bestätigen Sie die Löschfunktion, indem Sie auf „Löschen bestätigen“ tippen. Anschließend erscheint die Anmeldeseite oder, falls kein Mandant mehr vorhanden ist, die Eingabeseite „Mandant anlegen“.
1 – Anmeldevorgang
Die Anmeldemaske erscheint mit jedem neuen Programmaufruf oder aber auch im gesperrten Modus. Melden Sie sich mit Ihrem Kennwort an.
2 – Kennworteingabe
Tippen Sie in das Feld „Kennwort“ um Ihre Eingaben vorzunehmen.
Die Bildschirmtastatur klappt sich hierbei automatisch auf.
Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weiteren Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben
3 – Kennwortbestätigung
Nach erfolgter Eingabe bestätigen Sie die Anmeldung mit der Schaltfläche „Anmelden“ oder durch den Klick auf die „Return“-Taste.
Der Benutzername und das Kennwort werden anschließend geprüft. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die Terminübersicht der Sitzungen.
Hinweis:
Die Anmeldung ist auch ohne Internetzugang möglich, anRICH greift auf den Datenstand zurück, bei dem das letzte Mal die Datenaktualisierung stattfand.
1 – Abmeldevorgang
Mit dem Menüpunkt „Abmelden“ sperren Sie die App. Es erscheint anschließend die Anmeldeseite von anRICH, auf welcher Sie sich wie gewohnt anmelden können.
Beachten Sie hierbei auch die globalen Einstellungsmöglichkeiten, in welcher der automatische Abmeldevorgang zeitlich festgelegt werden kann (siehe Kapitel “Globale Einstellungen”).
1 – Übersicht aktiver Apps
Mit Tippen auf die Home-Taste verbleibt jede App im Speicher und kann ohne erneutes Laden wieder aktiviert werden. Sie erhalten dann immer die letzte Sicht wie vor dem Verlassen der App.
Die App kann auf der Startseite durch zweimaliges Tippen der Zurück-Taste geschlossen werden. Die App verbleibt dabei im Speicher
Um die App zu beenden, drücken Sie den Menü-Button (falls vorhanden Quadrat) oder halten Sie den Home-Button des Gerätes gedrückt.
Nun werden alle aktiven Apps angezeigt.
2 – App beenden
Ziehen Sie eine App per Drag&Drop zum Seitenrand des Tablets, um sie aus dem Speicher zu entfernen. Dadurch wird die entsprechende App beendet.
Alternativ kann man einzelne Apps auch über den Anwendungsmanager in den Einstellungen vollständig beenden.
1 – Automatischer Datenabgleich
Nach jeder Anmeldung und vorhandener Verbindung zum Internet führt die App automatisch einen Datenabgleich durch.
Zunächst werden die heutigen und zukünftigen Sitzungsinhalte aktualisiert. Im Anschluss folgen die Vergangenen.
Das Herunterladen von Vorgängen und Dokumenten zu den jeweiligen Sitzungen kann je nach Umfang längere Zeit in Anspruch nehmen.
2 – Hauptmenü öffnen
Bei Nutzung des Geräts wird auf der linken Seite der Sitzungskalender angezeigt. Rechts davon wird direkt die heutige oder die nächste Sitzung geöffnet.
Über die Schaltfläche oben auf der linken Seite (mit den 3 Balken übereinander) oder einem Fingerwisch nach rechts, kann das Hauptmenü geöffnet werden.
3 – Anzeige Datenabgleich
In der Kopfzeile des Hauptmenüs ist einsehbar, ob gerade eine Aktualisierung der Daten stattfindet.
Über das Hauptmenü ist der Zugriff auf diverse Funktionen möglich. Zudem sind hier die Einstellungen und die Abmeldung zu finden.
Über einen Fingertipp außerhalb des Hauptmenüs oder aber mit einem Fingerwisch nach links, lässt sich das Menü wieder schließen.
4 – Synchronisationsstatus
Nach der Aktualisierung der Inhalte sehen Sie den aktuellen Synchronisationsstatus im Infoteil des Hauptmenüs.
Sobald alle Daten heruntergeladen wurden, wird im Hauptmenü angezeigt, wie viele neue Dokumente, neue News oder Aufgaben vorhanden sind.
5 – Neue Dokumente
Für die Anzahl der neuen Dokumente ist zu beachten: Die Anzahl wird mit dem Ratsinformationssystem abgeglichen und bezieht sich auf eine bestimmte Zeitperiode (z.B. alle Dokumente, die in den letzten zwei Wochen neu hinzugefügt oder geändert wurden).
Durch Tippen auf einen der Menüpunkte gelangen Sie in die jeweilige Ansicht.
Die Ansicht der neuen Dokumente ist im Kapitel Neue Dokumente genauer beschrieben.
6 – Manuelle Datenaktualisierung
Ist das Hauptmenü geschlossen, lässt sich über den kreisförmigen Pfeil (oder einen Fingerwisch des Sitzungskalenders nach unten) die Datenaktualisierung ohne eine Neuanmeldung erneut starten.
Um eine Verwechslung zu vermeiden: Der kreisförmige Pfeil in der rechten Tagesordnungsansicht lädt nicht alle Daten nach, sondern nur die Daten der jeweiligen Tagesordnung.
1 – Aufruf Tagesordnung
Durch Tippen auf einen Termin auf der linken Seite erscheint auf der rechten Seite die gewünschte Tagesordnung.
Termine ohne das Erweiterungssymbol „>“ besitzen keine veröffentlichte Tagesordnung und damit auch keine Sitzungsinhalte.
2 – Terminfilter
Über die Filter-Schaltfläche rechts über dem Sitzungskalender in der Navigationsleiste können Sie den Terminfilter (Fenster mit dem Titel „Auswahl“) öffnen.
Unter den Filtereinstellungen in der Kategorie „Filter“ können Sie einstellen, welche Termine im Sitzungskalender angezeigt werden sollen.
Die Schaltflächen der Kategorie „Gehe zu“ ermöglichen das schnelle Aufrufen der entsprechenden Terminen in der Zukunft sowie der Vergangenheit.
3 – Aktiver Filter
Ist ein Filter eingestellt, ändert sich die Selektion der Termine und das Filtersymbol.
1 – Weitere Dokumente
Unter den vergangenen Terminen können Sie auf weitere Dokumente zugreifen.
Hier stehen Ihnen, sofern veröffentlicht, Niederschriften und Beschlussblätter zur Verfügung.
Sie können bei den Tagesordnungspunkten mit Vorlagen über das Ordnersymbol in den Vorgang mit der gesamten Beratungsfolge wechseln.
1 – Seiteninhalte
Auf der Seite „Tagesordnung“ können Sie Details zum Termin, eine Auflistung der verfügbaren Dokumente und die eigentliche Tagesordnung einsehen.
Jede Zeile mit dem Erweiterungssymbol „>“ verweist auf vorhandene Inhalte, welche bereits von der Verwaltung zur Verfügung gestellt wurden.
Bei den Einträgen in der Rubrik „Dokumente“ werden Ihnen alle Seiten der Sitzungsunterlagen angezeigt.
Tippen Sie auf die Einladung, um auf die 1. Seite zu gelangen.
2 – Tagesordnungspunkt aufrufen
Um in der Tagesordnung von oben nach unten zu Navigieren, können Sie über den Bildschirm wischen.
Tippen Sie auf einen Tagesordnungspunkt in der Tagesordnung, um unmittelbar zu den Seiten des Tagesordnungspunktes inkl. aller Anlagen zu gelangen.
Hinweis:
Über das Ordnersymbol auf den Tagesordnungspunkten können Sie in den zugehörigen Vorgang wechseln. Siehe auch Kapitel Vergangene Termine und Vorgang.
3 – Manuelle Aktualisierung
Über den kreisförmigen Pfeil können die Inhalte dieser Sitzung (inklusive Tagesordnung) neu geladen werden. Meist ist dies nicht erforderlich, da eine automatische Aktualisierung regelmäßig erfolgt
4 – Notizen
Sie können Notizen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfassen. Tippen Sie dazu auf die Notizsymbole am linken Rand eines Tagesordnungspunktes. Sie können private und geteilte Randnotizen anlegen (siehe Kapitel “Geteilte Notizen”).
Der Pfeil in der Toolbar erweitert oder schließt alle Tagesordnungspunkte, zu denen private Notizen hinterlegt sind. Sind keine Notizen hinterlegt, ist der Pfeil deaktiviert.
Einzelne Tagesordnungspunkte lassen sich durch langes Tippen auf den jeweiligen Tagesordnungspunkte erweitern.
5 – Notizeintragungen
Das Notizensymbol am linken Rand eines Tagesordnungspunktes zeigt den Status der vorhandenen Randnotizen an.
Schraffur links bedeutet, dass eine private Notiz vorliegt.
Schraffur mittig bedeutet, dass mindestens eine Fraktionsnotiz (geteilte Notiz) vorliegt.
Schfraffur rechts bedeutet, dass Notizen in den Dokumenten und Anlagen vorhanden sind.
Mit einem Klick auf das Notizsymbol öffnet sich ein Fenster für das Anlegen der Notizen
6 – Linke Hälfte Notizfenster
In diesem Notizenfenster können in der linken Hälfte Notizen zum Tagesordnungspunkt angelegt und eingesehen werden. Diese Randnotizen werden in allen Dokumenten angezeigt, die zum selben Tagesordnungspunkt gehören. Gibt es weitere Beratungen zur gleichen Vorlage, werden die Randnotizen dort ebenfalls angezeigt.
Hinweis: Das Anlegen dieser Form der Notizen wird in den Kapiteln “Notizen” und “Geteilte Notizen” genauer erklärt.
7 – Rechte Hälfte Notizfenster
Die rechte Hälfte zeigt eine Liste aller Notizen aus den Dokumenten (inklusive Anlagen) zu diesem Tagesordnungspunkt. Durch Tippen auf eine Notiz wechselt das Programm an die entsprechende Stelle im Dokument.
1 – Vorgangsinhaltsübersicht
Zum Vorgang werden Ihnen die Vorlage, ggf. vorhandene Anlagen und Beschlussdokumente der vorhergehenden bzw. nachfolgenden Beratungen angezeigt.
Wechseln Sie wie gewohnt über die Erweiterungssymbole „>“ in die Seitenansicht.
Mit Tippen auf Tagesordnung kommen Sie zurück in die Ansicht „Terminübersicht / Tagesordnung“.
1 – Status
Damit der Status von Beschlüssen über die Beschlusskontrolle oder auch BAK recherchiert werden kann, sollte eine Aktualisierung der bereits geladenen Termine vorgenommen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die nötigen Daten für diese Funktion zur Verfügung stehen.
Auch in der Beschlusskontrolle ist es möglich, ähnlich wie bei der Dokumentenrecherche, die Suche über einen Filter einzugrenzen.
2 – Vorlagennummer
Zudem lässt sich auch nach einer bestimmten Vorlagennummer suchen.
3 – Farbliche Markierung
Ob ein Beschluss offen (gelb), überfällig (rot) oder erledigt (grün) ist, lässt sich an dem farblich markierten Icon vor dem jeweiligen Ergebnis erkennen.
1 – Übersicht
Neuigkeiten und Dokumente werden mit dem Ratsinformationssystem synchronisiert und stehen Ihnen damit auch in der App zur Verfügung.
Die Zahlen hinter den Menüpunkten zeigen die Anzahl der ungelesenen Beiträge an.
In der Übersicht sind diese mit einem grünen Punkt gekennzeichnet.
Über die Archiv-Schaltfläche in der Navigationsleiste rechts oben können Sie in das Archiv wechseln.
2 – Beitragsaufruf
Wählen Sie einen Beitrag aus der Übersicht um in die Detailansicht zu gelangen.
3 – Beitragdetails
In der Detailansicht eines Beitrags wird der gesamte Inhalt dargestellt und die Anlagen zum Beitrag werden angezeigt.
1 – Übersicht
Auf dem Startbildschirm sehen Sie einen Hinweis auf neue Dokumente, sofern diese vorhanden sind und kein Datenabgleich läuft.
Wenn Sie diesen Hinweis antippen, öffnet sich eine Übersicht über alle neuen Dokumente.
2 – Beitragsaufruf
Ungelesene Dokumente werden durch eine grüne Linie am linken Rand markiert.
Tippen Sie auf eines der Dokumente wird dieses geöffnet und als gelesen markiert (die grüne Linie wird entfernt).
Das TOP-Symbol am rechten Rand öffnet die zum Dokument gehörige Tagesordnung.
Das Ordner-Symbol bei den Vorlagen öffnet hingegen den zum Dokument gehörigen Vorgang.
Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ am oberen rechten Bildschirmrand können Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln.
3 – Beitragsbearbeitungsmodus
Im Bearbeitungsmodus können Sie durch Antippen eines Dokumentes den Haken auf der linken Seite setzen. Somit wird dieser für das Entfernen markiert.
Beim Antippen der „Entfernen“-Schaltfläche werden die ausgewählten Dokumente von Ihrer Liste entfernt. Abbrechen hingegen beendet den Bearbeitungsmodus und verwirft Ihre Auswahlen.
Über das Bild die Texte hinterlegen. Siehe alten Leitfaden.
Zurück zur Tagesordnung
Seite drehen im/gegen den Uhrzeigersinn
Titel
Notizfunktionalität
Markierungsfunktionalität
Inhaltsübersicht
Menü mit weiteren Funktionalitäten
Hintergrund
Anzeige einer Seite
Anzahl der Seiten
Bildseitenlaufleiste
1 – Zurück zur Tagesordnung
2 – Seite im/gegen den Uhrzeiger drehen
3 – Titel
4 – Notizfunktionalität
5 – Markierungsfunktionalität
6 – Inhaltsübersicht
7 – Menü für weitere Funktionalitäten
8 – Hintergrund
9 – Anzeige einer Seite
10 – Anzahl der Seiten
11 – Bildseitenlaufleiste
1 – Sitzungsinhalt
Die Seiten der Sitzungsunterlagen werden in der Reihenfolge der Tagesordnung angeordnet präsentiert.
Durch einfaches Wischen mit einem Finger blättern Sie von Seite zu Seite.
Bei einer Vielzahl an Seiten können Sie durch Tippen auf eine Miniatur-Seite am unteren Rand direkt zu einer Seite wechseln.
Mit Tippen auf „Zurück“ springen Sie zurück zur Terminübersicht.
2 – Seitenverlauf
Haben Sie verschiedene Seiten eines Dokumentes aufgerufen, können Sie Ihren „Seitenverlauf“ über die Pfeile nachverfolgen.
Über den Pfeil nach links können Sie durch die zuletzt aufgerufenen Seiten blättern. Der Pfeil nach rechts führt Sie wieder in die Gegenrichtung, bis zur von Ihnen zuletzt besuchten Seite.
1 – Dokumentendrehung
Es kommt vor, dass Anlagen durch den Scanvorgang um 90 Grad gedreht sind.
Verwenden Sie zum Drehen das Symbol „Pfeil im Uhrzeigersinn“ bzw. „Pfeil gegen den Uhrzeigersinn“.
Ihre Drehungen werden gespeichert.
Hinweis:
Sie können zwar durch Drehen des iPads in der waagerechten Position die Seite „lesbar“ machen. Allerdings werden dann die Folgeseiten wiederum gedreht angezeigt.
2 – Vollbildmodus nach Drehung
Durch die Drehung wird die Seite im Vollbildmodus angezeigt.
Bei überdimensionalen Anlagen oder Bilddateien können Sie einzelne Ausschnitte vergrößern.
3 – Bedienungsmöglichkeiten
Durch Berühren der Seite mit 2 Fingern und einem Spreizen wird die Ansicht vergrößert.
Durch Zusammenziehen der 2 Finger verkleinert sich die Ansicht wieder.
Mit einem zweifachen Tippen auf den vergrößerten Bereich gelangen Sie wieder zurück in die Vollansicht.
Ein weiteres Tippen bringt die Kopf- und Fußbereich wieder zum Vorschein.
In der Vollansicht können Sie durch Wischen mit einem Finger von Seite zu Seite wechseln.
1 – Miniaturseiten-Ansicht
Mit Tippen auf die Schaltfläche „Grid-Ansicht“ erhalten Sie eine Komplettansicht der Sitzungsunterlagen in einer verkleinerten Seitenvorschau.
Hinweis:
Markierungen / Randnotizen sind aus technischen Gründen nicht darstellbar.
2 – Navigation
Sie können durch Wischen hoch- und herunterscrollen.
Erneutes Tippen auf eine Ansicht navigiert Sie direkt zur gewünschten Seite.
Sie verlassen diese Ansicht über die Schaltfläche „Grid-Ansicht“ (im Screenshot markiert) oder mit “Zurück”.
1 – Randnotizen
Mit Tippen auf das „Sprechblasen“-Symbol öffnet sich eine Eingabebox für Randnotizen.
Ein erneutes Tippen in die Eingabebox öffnet die Tastatur und Sie können Ihre Eingaben vornehmen.
Hinweis:
Randnotizen werden zum Tagesordnungspunkt (oder bei Vorlagen zur Vorlage) gespeichert. Eine vorhandene Randnotiz wird mit einem ausgefüllten „Sprechblasen“-Symbol dargestellt.
2 – Tastatureingabe
Nehmen Sie nun Ihre Eintragungen, sobald sich das Fenster öffnet, über die Tastatur vor.
Die „einfache“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (1 Zeichen) um.
Die „doppelte“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (alle Zeichen) um.
Mit „.?123“ werden Ihnen Ziffern und weitere Sonderzeichen angeboten.
Die Schaltfläche „Return“ fügt eine Zeilen-schaltung ein.
3 – Fertigstellung Randnotiz
Ihnen steht während der Eingabe eine automatische Wortergänzung zur Verfügung.
Durch Tippen auf das „Sprechblasen“-Symbol schließt sich die Tastatur und die Eingabebox.
Die Randnotiz ist automatisch gespeichert.
Hinweis:
Wenn Sie eine Randnotiz entfernen möchten, ist der komplette Text zu entfernen.
1 – Notizeintragung
Wenn Sie auf die Ansicht „Geteilte Notizen“ wechseln, können Sie eine Notiz verfassen, die von allen Mitgliedern Ihrer Fraktion einsehbar sind. Dies ist auch direkt auf der Ansicht der Tagesordnung möglich.
Um die Notiz zu sichern, Tippen Sie einfach in einen anderen Bereich des Bildschirms.
2 – Notizübersicht
Möchten Sie die geteilten Notizen anderer Fraktionsmitglieder sehen, wechseln Sie in die Ansicht „Notizen der Fraktion“.
1 – Bedienung Notizübersicht
In der Notizenübersicht sind alle Notizen
gelistet, die in der aktuellen Dokumenten-zusammenstellung enthalten sind. Das betrifft sowohl Randnotizen und Heftnotizen als auch Markierungen und sonstige Hervorhebungen.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Liste navigiert die App zur entsprechenden Seite mit der gewünschten Notiz.
Die aktuell geöffnete Seite ist in der Liste durch eine grüne Schrift gekennzeichnet.
1 – Aufruf Markierungsfunktionalität
Durch Tippen auf das Menü (oben im Menüband ganz rechts) kann die Funktion „Annotationen“ aufgerufen werden. Dadurch wird die Markierungs- und Notiz-Menüleiste geöffnet.
2 – Verschiedene Markierungsfunktionalitäten
Sie können nun zwischen den verschiedenen Darstellungsformen wählen:
Hinweis:
Das Blättern in dieser Ansicht ist nicht möglich. Dazu müssen Sie erneut auf das Symbol tippen, um den Markierungs-Modus zu verlassen.
3 – Markierungsfunktionalitätsauswahl
Tippen Sie auf eines der drei oberen Symbole. Wenn eines davon mit einem Kreis hinterlegt ist, bedeutet dies, dass der Einfügemodus für diese Option aktiv ist.
Tippen Sie länger auf das „T“-Symbol, um zwischen Markierung, Durchstreichung und Unterstreichung auszuwählen.
Tippen Sie länger auf das „Seiten“-Symbol, um zwischen Heftnotiz oder Textfeld auszuwählen.
4 – Markierungsvorgang
Wenn das „T“-Symbol aktiv ist, können Sie mit dem Finger den Bereich kennzeichnen, der markiert, durchgestrichen oder unterstrichen werden soll.
Tippen Sie auf den farbigen Kreis, um die Farbe auszuwählen.
5 – Markierungsbearbeitung
Den Modus können Sie verlassen, wenn Sie erneut auf das „T“-Symbol tippen.
Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre vorgenommenen Markierungen auszuwählen, indem Sie darauf tippen.
Im Bearbeitungsmodus können Sie nun entweder die Farbe anpassen oder die Markierung löschen.
6 – Freihandzeichung
Wenn Sie die Option „Freihandzeichnung“ wählen, können Sie beliebige Zeichnungen innerhalb des Dokuments vornehmen, indem Sie mit dem Finger darüberstreichen.
Wenn Sie auf den farbigen Kreis tippen, können Sie neben der Farbe auch die Strichstärke bestimmen.
Den Einfügemodus verlassen Sie, indem Sie auf das Freihandzeichnungs-Symbol oder den Pfeil tippen.
7 – Heftnotiz
Um eine Heftnotiz zu verfassen, aktivieren Sie den Einfügemodus über das entsprechende Symbol. Tippen Sie auf eine Stelle im Dokument, wo Sie die Notiz anheften möchten.
Wenn Sie eine Notiz bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie den Einfügemodus verlassen und auf die Heftnotiz im Dokument tippen. Die Heftnotiz ist nun blau umrandet.
Sie können entweder die Position der Heftnotiz verändert, indem Sie sie mit dem Finger an eine andere Stelle ziehen oder über das Stift-Symbol den Inhalt bearbeiten. Über den Papierkorb wird sie gelöscht.
8 – Heftnotiz verfassen und speichern
Nun können Sie eine Notiz verfassen. Speichern Sie sie, indem Sie auf den Pfeil tippen.
1 – Menüaufruf für Volltextsuche
Über das Menü oben rechts (3 übereinanderbefindliche Punkte) lässt sich die Volltextsuche aufrufen.
2 – Aufruf Texteingabe
Über „Suche“ rufen Sie die Möglichkeit der Texteingabe auf.
3 – Eingabe von Textinhalt
Durch Texteingabe in das Feld mit dem Inhalt “Dokument durchsuchen” können Sie den Inhalt der Sitzungsunterlagen durchsuchen. Bereits beim Eintippen steht Ihnen auch hier eine automatische Wortergänzung zur Verfügung.
Hierbei werden Sie von der Anwendung unterstützt, indem in der Suchbox bereits vorhandene Fundstellen angezeigt werden.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Suchbox navigiert die Anwendung zur angegebenen Seite.
Hinweis:
Die Volltextsuche ist begrenzt auf den Umfang der geladenen Seiten
1 – Aufruf Lesezeichenrubrik
Über das Menü oben rechts (3 übereinander befindliche Punkte) lässt sich die Rubrik „Lesezeichen“ aufrufen.
2 – Lesezeichennavigation
Über das „Inhaltsverzeichnis“ können Sie die einzelnen Dokumente und Anlagen der Unterlagen auflisten. Im Beispiel sehen Sie die Tagesordnungspunkte einer Sitzung.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Liste navigiert die App zum gewünschten Dokument.
Das momentan ausgewählte Dokument ist in der Liste farblich grün aufgeführt.
1 – Eintragung
Die Recherche führt eine Volltextsuche über den lokal verfügbaren Dokumenten- und Notizenbestand durch.
Gesucht wird nach allen Themen (mit Und verknüpft), die eingegeben werden. Wortfolgen lassen sich mit Anführungszeichen zusammenfassen (“und” “oder”).
Sie können über die zweite Zeile einen Filter definieren.
2 – Recherchefilterung
Sie können im Recherchefilter Dokumententypen, Zeitraum und Gremien festlegen.
3 – Kategorien
Das Ergebnis der Suche wird in den fünf Kategorien „Dokumente“, „Anlagen“, „Notizen“, „News“ und „Downloads“ ausgegeben.
4 – Recherchetreffer öffnen
Durch Tippen auf ein Ergebniselement öffnet sich die Dokumentenansicht.
Die Recherche im Dokument wird aktiviert und die Seite mit dem ersten Treffer wird angezeigt.
Suchtreffer werden markiert.
5 – Recherche anpassen
Sie können die Suche verfeinern oder abändern.
1 – Menüaufruf für die erweiterten Funktionen
Über das Menü oben rechts (3 übereinanderbefindliche Punkte) lassen sich die erweiterten Funktionen aufrufen.
2 – Dokumentenexport
Es besteht die Möglichkeit, die Dokumente zu Drucken, an eine andere App zu übergeben oder per E-Mail zu versenden.
Hinweis:
Diese Funktionen müssen explizit von Ihrer Verwaltung zur Nutzung freigegeben werden.
Zusätzlich können Sie sich hier Informationen zum Dokument wie z.B. die Dateigröße anzeigen lassen.
3 – Dokumentenexport samt Annotationen
Bei Bedarf können Sie das Dokument unter „Öffnen in…“ samt Annotationen exportieren. Mit Annotationen sind an dieser Stelle Textmarkierungen und Freihandzeichnungen gemeint. Unter der Auflistung der Annotationen sind hierbei verschiedene Exportarten wählbar.
4 – Dokumentenausdruck samt Annotationen
Sie können das Dokument mit oder ohne Annotationen drucken. Mit Annotationen sind an dieser Stelle wie auch beim Export Textmarkierungen und Freihandzeichnungen gemeint.
Bitte beachten Sie, dass Heftnotizen und Randnotizen weder zusammen mit dem Dokument exportiert werden noch ausgedruckt werden können.
1 – Einstellungen öffnen
Über den Menüpunkt „Einstellungen“ wechseln Sie in die Benutzereinstellungen.
Sie können den Zeitraum des Sitzungsarchivs vergrößern, um auch weiter zurückliegende Sitzungen verfügbar zu machen.
Zukünftige Termine können Sie auf einen Zeitraum in Wochen eingrenzen, damit die Übersicht nicht zu lang wird.
Einstellungsänderungen betreffen nur Ihre App.
2 – Vergangene Termineinsichtnahme
Mit Tippen auf „Termine ab“ öffnet sich das Auswahlfeld für das Datum.
Wählen Sie mit dem Finger die Tages-, Monats- und Jahreswerte auf die gewünschte Einstellung aus. Mit „OK“ schließen Sie dieses Auswahlfeld.
3 – Zukünftige Termineinsichtnahme
Mit Tippen auf „Termine in der Zukunft …“ öffnet sich das Auswahlfenster für den Zeitraum in Wochen.
Verändern Sie die Einstellung durch einfaches Tippen auf den gewünschten Zeitraum in Wochen.
Hinweis:
Damit die Termine aktualisiert werden, müssen Sie die App verlassen und sich neu anmelden.
4 – Termine erneut laden
Mit der Option „Termine erneut laden“ lassen sich alle Termine neu laden. Dies ist hilfreich, wenn es neue Funktionalitäten für die App gibt, die einen erneuten Abgleich der Daten erfordern. Beachten Sie bitte: Dokumente werden nicht erneut geladen.
Zudem gibt es noch detailliertere Einstellungen, welche unter „Erweiterte Einstellungen“ zusammengefasst sind.
1 – Einstellungsmöglichkeiten
Die globalen Einstellungen sind mandantenunabhängig.
Sie können festlegen, wann die App gesperrt wird und ob Sie über Ihre mobile Internetverbindung die Daten und Dokumente synchronisieren möchten.
Hinweis:
Für den mobilen Abgleich muss Ihr iPad mit einer Mobilfunkverbindung ausgestattet sein. Ansonsten ist die Option nicht sichtbar.
2 – Einstellung automatischer Abmeldevorgang
Wählen Sie, wie lange es dauern soll, bis die App gesperrt wird bzw. bis Sie abgemeldet werden.
Diese Einstellung bezieht sich auf die Zeit, die die App nicht aktiv ist. Damit ist gemeint, dass Sie in einer anderen App arbeiten oder sich das iPad im Standby-Modus befindet.
1 – Ihre Meinung ist und wichtig!
Die anRICH-SitzungsApp wird fortlaufend weiterentwickelt und verfeinert.
Wir sind auf Ihre Meinung angewiesen.
Senden Sie uns Ihre Erfahrungen, Ihre Kritik oder Verbesserungsvorschläge. Wir werden dies in zukünftigen Versionen entsprechend berücksichtigen.
Wie im Screenshot zu sehen, kann hier auch die Ihre Verwaltung hinterlegt werden, damit kein Feedback an die Firma Sternberg übermittelt wird.
Hinweis: Lassen Sie bitte die vor besetzten Informationen in der E-Mail unverändert, damit wir in Problemfällen bereits detaillierte Informationen bekommen. Ebenfalls sollten Sie dann die Logdatei von anRICH anhängen.
1 – Funktionsbeschreibung
Mit dem Modul „Akte“ haben Sie die Möglichkeit persönliche PDF-Dateien zu Terminen, Tagesordnungspunkten oder Vorlagen anzuhängen.
Hier sehen Sie die Übersicht der verfügbaren Akten geordnet nach Terminen.
Termine-, Tagesordnungspunkte- und Vorlagenzeilen lassen sich durch einen Tipp aufklappen, wodurch die angehängten Dateien sichtbar werden. Mit Klick auf eine Datei, wird der Inhalt entsprechend geöffnet.
2 – Bearbeitungsmenü
Durch das Aufrufen des Datei-Menüs (3 Punkte im Datensatz), kann die Datei jederzeit umbenannt, gelöscht, geteilt oder favorisiert werden.
3 – Aktenfunktionalität in der Tagesordnung
Über eine Tagesordnung ist das Hochladen einer Akte über das „Wolken-Symbol“ möglich.
Mit anschließendem Klick auf die Datei öffnet sich entsprechend deren Inhalt.
Nach erfolgreichem Hochladen stehen auch hier die Funktionen des Umbenennens, des Löschens, des Teilens sowie des Favorisierens zur Verfügung.
Über die „Papierkorb-Schaltfläche“ zeigen Sie zusätzlich alle Akten an, die sich im Papierkorb befinden.
4 – PDF-Dateien Hochladen
Wenn auf die Schaltfläche zum Anhängen einer Datei getippt wird, öffnet sich der Filebrowser über welchen die Datei ausgewählt werden kann. Zum aktuellen Zeitpunkt lassen sich nur Dateien des Typs PDF hochladen.
5 – Freigabefunktion (Teilen der Dateien)
Durch das Teilen einer Akte öffnet sich automatisch das Freigabecenter. Hier werden bereits aktive Freigaben angezeigt.
Über die Plus-Schaltfläche können weitere Freigaben hinzugefügt werden.
Durch einen Fingertipp auf eine Gruppe oder eine Einzelperson wird diese zur Auswahl hinzugefügt. Durch Betätigen der Speichern-Schaltfläche lässt sich die getroffene Auswahl speichern.
6 – Neuanlegung/Anpassung Gruppen
Wird im Menüpunkt „Meine Gruppen“ ausgewählt, so erscheint die Ansicht aller verfügbaren Gruppen. Es lassen sich neue Gruppen erstellen oder vorhandene bearbeiten.
7 – Gruppenbezeichnung
Hier können Sie der neuen Gruppe zu Beginn einen individuellen Namen vergeben.
Über die Schaltfläche „Speichern“ wird der Name übernommen und der nächste Schritt, zum Hinzufügen von Personen, eingeleitet.
8 – Hinzufügen von Personen
Um eine Person der Gruppe zuzuordnen, tippen Sie diese Person auf der linken Seite an. Dadurch erscheint sie auf der rechten Seite in der Liste der zugeordneten Personen.
Wenn die Auswahl abgeschlossen ist, kann über „Speichern“ die Anlegung einer Gruppe abgeschlossen werden.
Möchte man im Nachgang nochmals die Eintragungen des Titels anpassen, ist dies über das Stift-Symbol möglich.
Auch das endgültige Löschen ist mit Klick auf das „Mülleimer-Symbol“ möglich.
1 – Seitenansicht
Wenn Sie das Gerät drehen, wechselt die Seitenansicht vom horizontalen in den vertikalen Modus. Hierbei werden DIN A4-Seiten automatisch als Vollbild angezeigt.
Das Ganze funktioniert allerdings nur, wenn Sie das Gerät schräg halten und nicht waagerecht. Zudem muss in den Geräte-Einstellungen die Einstellung „Bildschrim drehen“ aktiviert sein.
2 – Terminübersicht öffnen
Bei der Rückkehr zur Tagesordnung ist die Terminübersicht aus Platzgründen ausgeblendet.
Um zur Terminübersicht zu gelangen, tippen Sie auf die Zurück-Schaltfläche. In der Terminübersicht können Sie dann einen anderen Termin auswählen.
Auch in der Portrait-Ansicht lässt sich das Hauptmenü über die Schaltfläche oder per Wisch nach rechts öffnen.
Durch Tippen außerhalb des Hauptmenüs wird dieses wieder eingefahren.
1 – Ratsarbeit auf dem Smartphone
Seit der Version 1.5.1 ist anRICH auch auf dem Smartphone verfügbar.
Die Bedienung und der Funktionsumfang sind hierbei identisch wie auf dem Tablet. Allerdings kann aufgrund der geringen Bildschirmgröße der Kalender nicht jederzeit dargestellt werden. Daher befindet sich im Hauptmenü der Menüpunkt „Sitzungskalender“, über den Sie jederzeit zurück zur Terminübersicht wechseln können.
Hinweis: Falls anRICH neue Termine und Dokumente auch über Mobilfunk herunterladen soll, müssen Sie die Nutzung der mobilen Daten über die globalen Einstellungen aktivieren (Achtung! Hierbei können zusätzliche Kosten entstehen beziehungsweise wird Ihr Datenvolumen aufgebraucht.)
1 – Funktionsbeschreibung
Je nach Android-Version und Hersteller kann sich die Nutzung des Splitscreen-Modus leicht unterscheiden. Informieren Sie sich hierzu gegebenenfalls beim Hersteller Ihres Gerätes.
Im Folgenden werden zwei häufig vorkommende Varianten des Splitscreens erläutert.
2 – Splitscreen Variante 1
Drücken und halten Sie die „Zuletzt genutzte Apps“-Taste bis sich der Bildschirm teilt.
3 – Splitscreen Variante 2
Drücken Sie die „Zuletzt genutzten Apps“-Taste an Ihrem Gerät. In der Übersicht der zuletzt genutzten Apps befindet sich eine Schaltfläche für den Splitscreen Modus. Drücken Sie diese bei anRICH.
4 – App-Auswahl
Sobald sich der Bildschirm geteilt hat, haben Sie in der rechten Hälfte die Möglichkeit, eine App auszuwählen, die parallel zu anRICH dargestellt werden soll.
5 – Trennlinienposition
Der Balken in der Mitte, welcher die beiden Apps voneinander trennt, kann mit dem Finger nach links oder rechts verschoben werden, um die Größe der Apps anzupassen.
6 – Ausblendung durch Trennlinienverschiebung
Der Splitscreen kann beendet werden, indem Sie den Trennbalken ganz nach rechts schieben.
