iRICH – die mobile SitzungsApp
Leitfaden zur Installation und Nutzung
Die im SD.NET Ratsinformationsmanagement (RIM) veröffentlichten Termine, Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen, Protokolle und Beschlüsse werden automatisch auf dem Tablet oder Smartphone abgelegt. Damit können Sie jederzeit, auch ohne Verbindung zum Internet, auf alle Informationen des Systems zugreifen.
Bitte beachten Sie, dass diese Installation nur von Anwendern mit den Betriebssystemen iOS 16.4 – 16.7, 17, 18 durchgeführt werden kann.
1 – App Store
Öffnen Sie den App Store auf Ihrem Apple-Gerät.
Hinweis: Stellen Sie dabei sicher, dass eine Internetverbindung vorhanden ist.
2 – App-Suche
Geben Sie den Suchbegriff „iRICH“ in das Suchfeld ein. Anschließend erscheint die gewünschte App in der Auflistung.
3 – App-Installation
Tippen Sie auf die Schaltfläche „INSTALLIEREN“.
Alles Weitere erledigt das iPad für Sie.
1 – Aktivierung
Über die iRICH-App gibt es die Möglichkeit Push-Nachrichten über neue Dokumente, neue News oder neue Aufgaben zu erhalten, insofern das Ratsinformationssystem bzw. der Server dies unterstützt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Verwaltung.
In den iPad-Einstellungen können Push-Nachrichten für jede App einzeln aktiviert/deaktiviert werden.
Ist die Option „Benachrichtigung per Push-Nachricht“ in den Einstellungen der App eingeschaltet, wird bei Veröffentlichung neuer Dokumente eine Push-Nachricht an das iPad gesendet (siehe Kapitel „Einstellungen“).
Hier ist eine Push-Nachricht über neue Dokumente zu sehen. Bitte beachten Sie, dass es seitens Apple keine Garantie dafür gibt, dass Push-Nachrichten auf dem iPad ankommen.
2 – Nummer App-Symbol
Die rote Zahl an der Anwendung steht für alle neuen Dokumente, News und Aufgaben seit der letzten Datenaktualisierung. Es werden die Nachrichten aller Mandanten aufsummiert.
3 – Mandantenbenachrichtigung
In den Einstellungen der iRICH-App können für jeden einzelnen Mandanten die Push-Nachrichten aktiviert werden.
4 – Mandantenbenachrichtigungsanzahl
Auf der Anmeldemaske sehen Sie hinter dem jeweiligen Mandanten die Anzahl der neuen Dokumente.
5 – Ansicht „neue Dokumente“
Bitte beachten Sie, dass die „neuen Dokumente“, die im Menü und in der entsprechenden Ansicht (im Screenshot ersichtlich) ausgewiesen werden, nicht den Benachrichtigungen (Push-Nachrichten) entsprechen. Diese Funktion entspricht der Verhaltensweise im RIM und es werden Dokumente eines Zeitraumes von z.B. den letzten zwei Wochen angezeigt und zusammengezählt.
Durch Tippen auf die Anzahl der neuen Dokumente wird die Detail-Ansicht der Dokumente angezeigt.
6 – Verpasste Inhalte seit letzter Anmeldung
In dieser Ansicht finden Sie die Dokumente, die in der letzten Zeit aktualisiert oder neu veröffentlicht wurden. Diese Ansicht wird mit dem Ratsinformationssystem abgeglichen.
Ungelesene Dokumente werden in schwarzer Schrift dargestellt und mit einem grünen Punkt vor dem Textinhalt markiert.
Bereits gelesene Dokumente werden als grau dargestellt und automatisch am Ende einsortiert.
Durch Tippen auf das „Stiftsymbol“ können Sie Dokumente aus dieser Ansicht einzeln oder gesammelt auswählen und aus der Auflistung entfernen.
7 – Auflistungsanpassung
Durch Tippen auf eine Auswahl, welche nach der Aktivierung des Stiftsymbols erscheint, können Sie Dokumente aus dieser Ansicht einzeln oder gesammelt auswählen und aus der Auflistung entfernen.
1 – Code-Sperre
Um all Ihre Daten auf Ihrem Gerät zu schützen, ist es erforderlich, das Gerät mit einer Code-Sperre zu versehen.
Diese Code-Sperre verschlüsselt Ihre Inhalte auf Ihrem Gerät automatisch.
Ein unberechtigter Zugriff auf Ihre Inhalte ist damit ausgeschlossen.
2 – Aktivierung
Tippen Sie auf „Code aktivieren“ um die Einrichtung der Code-Sperre zu starten.
3 – Code-Eingabe
Geben Sie einen mindestens 6-stelligen Code aus Ziffern ein.
4 – Code-Bestätigung
Zur Bestätigung müssen Sie Ihren definierten Code wiederholen.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit „Fertig“.
Im Anschluss ist eventuell noch die Eingabe des „Apple Account-Passwortes“ notwendig.
5 – Code-Anforderungsdauer
Nach der Code-Eingabe können Sie optional, wenn gewünscht, die Zeit für die Code-Anforderung einstellen.
6 – Empfehlung Code-Anforderung
Wir empfehlen, die Code-Anforderung auf „Sofort“ zu setzen.
So wird sichergestellt, dass ein Entsperren des Geräts in jedem Fall erforderlich wird, wenn das iPad benutzt werden soll.
Gleiches gilt, wenn Sie das iPad mit der Abdeckung schließen und beim erneuten Öffnen entriegeln.
7 – Automatische Sperre
Die „Automatische Sperre“ wird aktiv, wenn Sie mit dem iPad arbeiten und das Gerät für eine gewisse Zeit nicht bedienen (ohne das Gerät auszuschalten oder die Abdeckung zu schließen).
Nach dieser Zeitspanne wird das iPad verriegelt und Sie müssen zur Reaktivierung den Sicherheits-Code eingeben.
Beachten Sie hierbei auch die globalen Einstellungsmöglichkeiten, in welcher ein automatischer Abmeldevorgang zeitlich festgelegt werden kann (siehe Kapitel „Globale Einstellungen“).
8 – Zeitspanne automatische Sperre
Wählen Sie hier eine für Ihren Bedarf erforderliche Zeitspanne.
Hinweis: Wenn Sie hier „Nie“ wählen, denken Sie daran, das iPad im ungenutzten oder unbeaufsichtigten Zustand auszuschalten oder die Abdeckung zu schließen.
1 – Allgemeine Information Touch/Face ID
Über die Einstellungen des iPads können Fingerabdrücke gespeichert werden. So kann Touch ID für die Anmeldung am Gerät und in vielen Apps verwendet werden, damit kein Kennwort oder Code mehr eingegeben werden muss.
Außerdem kann auch eine Face ID für die Anmeldung am Gerät und im iRICH verwendet werden. Hierzu ist das Gesicht nach der Anleitung des Gerätes abzuscannen.
Im Folgenden werden die beiden Verfahren als Biometrie bezeichnet.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
2 – Aktivierung Touch/Face ID
In iRICH kann über die globale Einstellung „Touch ID“ aktiviert werden. Damit kann der auf dem Gerät hinterlegte Fingerabdruck für die Anmeldung genutzt werden. Für „Face ID“ aktivieren Sie ebenfalls die entsprechende Einstellung, damit eine Anmeldung mit Gesichtserkennung erfolgen kann.
Hinweis: Klappt die Erkennung der biometrischen Daten mehrere Male in Folge nicht, so wird diese Einstellung temporär für die nächste Anmeldung deaktiviert.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
3 – Anmeldung per Biometrie
Zur Durchführung der Anmeldung per Biometrie tippen Sie wie gewohnt auf der Anmeldemaske auf die Schaltfläche „Anmelden“. Im Anschluss gibt es die Aufforderung den Finger auf den Home-Button zu legen.
Öffnen Sie iRICH erneut oder wechseln Sie den Mandanten, so wird die Anmeldung mittels Biometrie automatisch gestartet.
(Nicht alle Apple-Geräte unterstützen die Face-ID.)
1 – App-Symbol
Nach erfolgreicher Installation von iRICH erscheint das App-Symbol auf Ihrem iPad.
Mit Tippen auf das App-Symbol starten Sie die App.
2 – Vor dem ersten Gebrauch
Vor dem ersten Gebrauch müssen Sie Ihre Zugangsdaten eingeben. Ihre Verwaltung ist für eine Aushändigung hierbei zuständig.
Diese Informationen werden in Form von „Mandanten“ gespeichert.
Sie können über dieselbe Methode weitere Mandanten hinzufügen, nachdem Sie den ersten Mandanten angelegt haben.
3 – Aufruf Formularfeld
Tippen Sie zur Eingabe auf das erste Formularfeld. Die Tastatur wird automatisch herausgefahren.
Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weitere Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben.
4 – Eingabe Zugangsdaten
Geben Sie nun Ihre Zugangsdaten ein. Achten Sie hierbei insbesondere auf die Groß- und Kleinschreibung.
Webadresse: Geben Sie hier die vollständige Adresse vom Ratsinformationssystem ein
Bezeichnung: Die offizielle Bezeichnung des Mandanten wird vom Webserver übertragen. Sie können diesen Begriff jedoch anpassen.
Benutzername: Geben Sie hier Ihren persönlichen RIM-Benutzername ein.
Kennwort: Geben Sie hier das RIM-Kennwort ein (mind. 4 Zeichen)
Nach erfolgter Eingabe können Sie die Schaltfläche „Sichern“ oder die „Return“-Taste auslösen.
5 – Kennwortprüfung
Der Benutzername und das Kennwort werden geprüft, sobald das Speicherdisketten-Symbol gedrückt wird.
6 – Anmeldung
Bei erfolgreicher Anmeldung erscheint die Anmeldemaske. Bitte geben Sie Ihr Kennwort erneut ein, um sich anzumelden.
1 – Mandantenauswahl
Mit Tippen auf den aktuellen Mandantennamen erhalten Sie eine Auswahlliste aller verfügbaren Mandanten.
2 – Mandantenanlegung
Sie können über das Menü und der Auswahl „Mandant anlegen“ einen weiteren Mandanten anlegen.
3 – Anmeldeseite
Legen Sie einen neuen Mandanten an. Nach erfolgter Prüfung erscheint der neu angelegte Mandant als aktueller Mandant auf der Anmeldeseite.
Durch Tippen auf den Mandantennamen, wie im ersten Schritt bereits gezeigt, erscheint die Mandantenauswahl. Nun können Sie einen anderen Eintrag wählen und den Mandanten wechseln.
4 – Mandantenbearbeitung
Über das Menü-Symbol können Sie einen Mandanten bearbeiten oder löschen.
5 – Mandantenanpassung
Sie können in einem Mandanten jederzeit die Zugangsdaten ändern oder den kompletten Datenbestand löschen. Ändern Sie hierzu die Feldinhalte und tippen auf „Sichern“. Anschließend werden Ihre Zugangsdaten erneut geprüft. Zum Löschen tippen Sie auf „Mandanten löschen“.
6 – Mandantenlöschung
Bestätigen Sie die Löschfunktion, indem Sie auf „Löschen bestätigen“ tippen. Anschließend erscheint die Anmeldeseite oder, falls kein Mandant mehr vorhanden ist, die Eingabeseite „Mandant anlegen“.
1 – Anmeldevorgang
Die Anmeldemaske erscheint mit jedem neuen Programmaufruf oder aber auch im gesperrten Modus. Melden Sie sich mit Ihrem Kennwort an.
2 – Kennworteingabe
Tippen Sie in das Feld „Kennwort“ um Ihre Eingaben vorzunehmen.
Die Bildschirmtastatur klappt sich hierbei automatisch auf.
Großbuchstaben können Sie in Kombination mit der „Hoch“-Taste, Ziffern und weiteren Sonderzeichen über die Taste „.?123“ eingeben.
3 – Kennwortbestätigung
Nach erfolgter Eingabe bestätigen Sie die Anmeldung mit der Schaltfläche „Anmelden“ oder durch den Klick auf die „Return“-Taste.
Der Benutzername und das Kennwort werden anschließend geprüft. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die Terminübersicht der Sitzungen.
1 – Abmeldevorgang
Mit dem Menüpunkt „Abmelden“ sperren Sie die App. Es erscheint anschließend die Anmeldeseite von iRICH, auf welcher Sie sich wie gewohnt anmelden können.
Beachten Sie hierbei auch die globalen Einstellungsmöglichkeiten, in welcher der automatische Abmeldevorgang zeitlich festgelegt werden kann (siehe Kapitel „Globale Einstellungen“).
1 – Übersicht aktiver Apps
Auf dem iPad gibt es keine automatische Beendigung von Apps.
Mit Drücken der iPad-Taste oder dem Wischen von unten nach oben des Balkens im mittleren Bereich des Bildschirms, verbleibt jede App im Speicher und kann ohne erneutes Laden wieder über das Symbol aktiviert werden. Sie erhalten dann immer die letzte Ansicht, wie vor dem Verlassen der App.
Falls Sie Ihren Speicher aufräumen möchten, drücken Sie zunächst einmal die iPad-Taste oder wischen Sie von unten nach oben den Balken im mittleren Bereich des Bildschirms, um die aktive App zu verlassen. Nachdem dies erfolgt ist drücken Sie erneut 2-mal die iPad-Taste (wie ein Doppelklick) oder wischen Sie von unten nach oben im rechten und unterem Bereich des Bildschirms.
Es erscheint eine Ansicht aller geladenen Apps, welche sich horizontal scrollen lässt.
2 – App beenden
Ziehen Sie eine App per Drag&Drop nach oben aus dem Bildschirm, um sie aus dem Speicher zu entfernen. Dadurch wird die entsprechende App beendet.
Hinweis:
Um eine App zu löschen, halten Sie das Symbol der App, die Sie aus dem Speicher entfernen möchten, solange gedrückt, bis das Symbol wackelt und ein kleines „-“-Symbol erscheint. Drücken Sie auf das „-“-Symbol und die App wird komplett mit allen Daten vom iPad entfernt.
1 – Automatischer Datenabgleich
Nach jeder Anmeldung und vorhandener Verbindung zum Internet führt die App automatisch einen Datenabgleich durch.
Zunächst werden die heutigen und zukünftigen Sitzungsinhalte aktualisiert. Im Anschluss folgen die Vergangenen.
Das Herunterladen von Vorgängen und Dokumenten zu den jeweiligen Sitzungen kann je nach Umfang längere Zeit in Anspruch nehmen.
2 – Hauptmenü öffnen
Bei Nutzung des iPads (gegenüber dem iPhone) wird auf der linken Seite der Sitzungskalender angezeigt. Rechts davon wird direkt die heutige oder die nächste Sitzung geöffnet.
Über die Schaltfläche oben auf der linken Seite (mit den 3 Balken übereinander) oder einem Fingerwisch nach rechts, kann das Hauptmenü geöffnet werden.
3 – Anzeige Datenabgleich
In der Kopfzeile des Hauptmenüs ist einsehbar, ob gerade eine Aktualisierung der Daten stattfindet.
Über das Hauptmenü ist der Zugriff auf diverse Funktionen möglich. Zudem sind hier die Einstellungen und die Abmeldung zu finden.
Über einen Fingertipp außerhalb des Hauptmenüs oder aber mit einem Fingerwisch nach links, lässt sich das Menü wieder schließen.
4 – Synchronisationsstatus
Nach der Aktualisierung der Inhalte sehen Sie den aktuellen Synchronisationsstatus im Infoteil des Hauptmenüs.
Sobald alle Daten heruntergeladen wurden, wird im Hauptmenü angezeigt, wie viele neue Dokumente, neue News oder Aufgaben vorhanden sind.
5 – Neue Dokumente
Für die Anzahl der neuen Dokumente ist zu beachten: Die Anzahl wird mit dem Ratsinformationssystem abgeglichen und bezieht sich auf eine bestimmte Zeitperiode (z.B. alle Dokumente, die in den letzten zwei Wochen neu hinzugefügt oder geändert wurden).
Durch Tippen auf einen der Menüpunkte gelangen Sie in die jeweilige Ansicht.
Die Ansicht der neuen Dokumente ist im Kapitel Neue Dokumente genauer beschrieben.
6 – Manuelle Datenaktualisierung
Ist das Hauptmenü geschlossen, lässt sich über den kreisförmigen Pfeil (oder einen Fingerwisch des Sitzungskalenders nach unten) die Datenaktualisierung ohne eine Neuanmeldung erneut starten.
Um eine Verwechslung zu vermeiden: Der kreisförmige Pfeil in der rechten Tagesordnungsansicht lädt nicht alle Daten nach, sondern nur die Daten der jeweiligen Tagesordnung.
1 – Aufruf Tagesordnung
Durch Tippen auf einen Termin auf der linken Seite erscheint auf der rechten Seite die gewünschte Tagesordnung.
Termine ohne das Erweiterungssymbol „>“ besitzen keine veröffentlichte Tagesordnung und damit auch keine Sitzungsinhalte.
2 – Terminfilter
Über die Filter-Schaltfläche rechts über dem Sitzungskalender in der Navigationsleiste können Sie den Terminfilter (Fenster mit dem Titel „Auswahl“) öffnen.
Unter den Filtereinstellungen in der Kategorie „Filter“ können Sie einstellen, welche Termine im Sitzungskalender angezeigt werden sollen.
Die Schaltflächen der Kategorie „Gehe zu“ ermöglichen das schnelle Aufrufen der entsprechenden Terminen in der Zukunft sowie der Vergangenheit.
3 – Aktiver Filter
Ist ein Filter eingestellt, ändert sich die Selektion der Termine und das Filtersymbol.
1 – Weitere Dokumente
Unter den vergangenen Terminen können Sie auf weitere Dokumente zugreifen.
Hier stehen Ihnen, sofern veröffentlicht, Niederschriften und Beschlussblätter zur Verfügung.
Sie können bei den Tagesordnungspunkten mit Vorlagen über das Ordnersymbol in den Vorgang mit der gesamten Beratungsfolge wechseln.
1 – Seiteninhalte
Auf der Seite „Tagesordnung“ können Sie Details zum Termin, eine Auflistung der verfügbaren Dokumente und die eigentliche Tagesordnung einsehen.
Jede Zeile mit dem Erweiterungssymbol „>“ verweist auf vorhandene Inhalte, welche bereits von der Verwaltung zur Verfügung gestellt wurden.
Bei den Einträgen in der Rubrik „Dokumente“ werden Ihnen alle Seiten der Sitzungsunterlagen angezeigt.
Tippen Sie auf die Einladung, um auf die 1. Seite zu gelangen.
2 – Tagesordnungspunkt aufrufen
Um in der Tagesordnung von oben nach unten zu Navigieren, können Sie über den Bildschirm wischen.
Tippen Sie auf einen Tagesordnungspunkt in der Tagesordnung, um unmittelbar zu den Seiten des Tagesordnungspunktes inkl. aller Anlagen zu gelangen.
Hinweis:
Über das Ordnersymbol auf den Tagesordnungspunkten können Sie in den zugehörigen Vorgang wechseln. Siehe auch Kapitel Vergangene Termine und Vorgang.
3 – Manuelle Aktualisierung
Über den kreisförmigen Pfeil können die Inhalte dieser Sitzung (inklusive Tagesordnung) neu geladen werden. Meist ist dies nicht erforderlich, da eine automatische Aktualisierung regelmäßig erfolgt.
4 – Notizen
Sie können Notizen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfassen. Tippen Sie dazu auf die Notizsymbole am linken Rand eines Tagesordnungspunktes. Sie können private und geteilte Randnotizen anlegen (siehe Kapitel „Geteilte Notizen“).
Der Pfeil in der Toolbar erweitert oder schließt alle Tagesordnungspunkte, zu denen private Notizen hinterlegt sind. Sind keine Notizen hinterlegt, ist der Pfeil deaktiviert.
Einzelne Tagesordnungspunkte lassen sich durch langes Tippen auf den jeweiligen Tagesordnungspunkte erweitern.
5 – Notizeintragungen
Das Notizensymbol am linken Rand eines Tagesordnungspunktes zeigt den Status der vorhandenen Randnotizen an.
Schraffur links bedeutet, dass eine private Notiz vorliegt.
Schraffur mittig bedeutet, dass mindestens eine Fraktionsnotiz (geteilte Notiz) vorliegt.
Schfraffur rechts bedeutet, dass Notizen in den Dokumenten und Anlagen vorhanden sind.
Mit einem Klick auf das Notizsymbol öffnet sich ein Fenster für das Anlegen der Notizen.
6 – Linke Hälfte Notizfenster
In diesem Notizenfenster können in der linken Hälfte Notizen zum Tagesordnungspunkt angelegt und eingesehen werden. Diese Randnotizen werden in allen Dokumenten angezeigt, die zum selben Tagesordnungspunkt gehören. Gibt es weitere Beratungen zur gleichen Vorlage, werden die Randnotizen dort ebenfalls angezeigt.
Hinweis: Das Anlegen dieser Form der Notizen wird in den Kapiteln „Notizen“ und „Geteilte Notizen“ genauer erklärt.
7 – Rechte Hälfte Notizfenster
Die rechte Hälfte zeigt eine Liste aller Notizen aus den Dokumenten (inklusive Anlagen) zu diesem Tagesordnungspunkt. Durch Tippen auf eine Notiz wechselt das Programm an die entsprechende Stelle im Dokument.
1 – Vorgangsinhaltsübersicht
Zum Vorgang werden Ihnen die Vorlage, ggf. vorhandene Anlagen und Beschlussdokumente der vorhergehenden bzw. nachfolgenden Beratungen angezeigt.
Wechseln Sie wie gewohnt über die Erweiterungssymbole „>“ in die Seitenansicht.
Mit Tippen auf Tagesordnung kommen Sie zurück in die Ansicht „Terminübersicht / Tagesordnung“.
2 – Weitere Informationen
Nach Tippen auf die Zeile der Vorlage können Sie weitere Informationen zum Dokument einsehen.
1 – Status
Damit der Status von Beschlüssen über die Beschlusskontrolle oder auch BAK recherchiert werden kann, sollte eine Aktualisierung der bereits geladenen Termine vorgenommen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die nötigen Daten für diese Funktion zur Verfügung stehen.
Auch in der Beschlusskontrolle ist es möglich, ähnlich wie bei der Dokumentenrecherche, die Suche über einen Filter einzugrenzen.
2 – Vorlagennummer
Zudem lässt sich auch nach einer bestimmten Vorlagennummer suchen.
3 – Farbliche Markierung
Ob ein Beschluss offen (gelb), überfällig (rot) oder erledigt (grün) ist, lässt sich an dem farblich markierten Icon vor dem jeweiligen Ergebnis erkennen.
1 – Übersicht
Neuigkeiten und Dokumente werden mit dem Ratsinformationssystem synchronisiert und stehen Ihnen damit auch in der App zur Verfügung.
Die Zahlen hinter den Menüpunkten zeigen die Anzahl der ungelesenen Beiträge an.
In der Übersicht sind diese mit einem grünen Punkt gekennzeichnet.
Über die Archiv-Schaltfläche in der Navigationsleiste rechts oben können Sie in das Archiv wechseln.
2 – Beitragsaufruf
Wählen Sie einen Beitrag aus der Übersicht um in die Detailansicht zu gelangen.
3 – Beitragdetails
In der Detailansicht eines Beitrags wird der gesamte Inhalt dargestellt und die Anlagen zum Beitrag werden angezeigt.
Über das Bild die Texte hinterlegen. Siehe alten Leitfaden.
Zurück zur Tagesordnung
Seite drehen im/gegen den Uhrzeigersinn
Titel
Notizfunktionalität
Markierungsfunktionalität
Inhaltsübersicht
Menü mit weiteren Funktionalitäten
Hintergrund
Anzeige einer Seite
Anzahl der Seiten
Bildseitenlaufleiste
1 – Zurück zur Tagesordnung
2 – Seite im/gegen den Uhrzeiger drehen
3 – Titel
4 – Notizfunktionalität
5 – Markierungsfunktionalität
6 – Inhaltsübersicht
7 – Menü für weitere Funktionalitäten
8 – Hintergrund
9 – Anzeige einer Seite
10 – Anzahl der Seiten
11 – Bildseitenlaufleiste
1 – Sitzungsinhalt
Die Seiten der Sitzungsunterlagen werden in der Reihenfolge der Tagesordnung angeordnet präsentiert.
Durch einfaches Wischen mit einem Finger blättern Sie von Seite zu Seite.
Bei einer Vielzahl an Seiten können Sie durch Tippen auf eine Miniatur-Seite am unteren Rand direkt zu einer Seite wechseln.
Mit Tippen auf „Zurück“ (rote Markierung im Screenshot) springen Sie zurück zur Terminübersicht.
1 – Dokumentendrehung
Es kommt vor, dass Anlagen durch den Scanvorgang um 90 Grad gedreht sind.
Verwenden Sie zum Drehen das Symbol „Pfeil im Uhrzeigersinn“ bzw. „Pfeil gegen den Uhrzeigersinn“.
Ihre Drehungen werden gespeichert.
Hinweis:
Sie können zwar durch Drehen des iPads in der waagerechten Position die Seite „lesbar“ machen. Allerdings werden dann die Folgeseiten wiederum gedreht angezeigt.
2 – Vollbildmodus nach Drehung
Durch die Drehung wird die Seite im Vollbildmodus angezeigt.
Bei überdimensionalen Anlagen oder Bilddateien können Sie einzelne Ausschnitte vergrößern.
3 – Bedienungsmöglichkeiten
Durch Berühren der Seite mit 2 Fingern und einem Spreizen wird die Ansicht vergrößert.
Durch Zusammenziehen der 2 Finger verkleinert sich die Ansicht wieder.
Mit einem zweifachen Tippen auf den vergrößerten Bereich gelangen Sie wieder zurück in die Vollansicht.
Ein weiteres Tippen bringt die Kopf- und Fußbereich wieder zum Vorschein.
In der Vollansicht können Sie durch Wischen mit einem Finger von Seite zu Seite wechseln.
1 – Miniaturseiten-Ansicht
Mit Tippen auf die Schaltfläche „Grid-Ansicht“ erhalten Sie eine Komplettansicht der Sitzungsunterlagen in einer verkleinerten Seitenvorschau.
Hinweis:
Markierungen / Randnotizen sind aus technischen Gründen nicht darstellbar.
2 – Navigation
Sie können durch Wischen hoch- und herunterscrollen.
Erneutes Tippen auf eine Ansicht navigiert Sie direkt zur gewünschten Seite.
Sie verlassen diese Ansicht über die Schaltfläche „Grid-Ansicht“ (im Screenshot markiert) oder mit „Zurück“.
1 – Randnotizen
Mit Tippen auf das „Sprechblasen“-Symbol öffnet sich eine Eingabebox für Randnotizen.
Ein erneutes Tippen in die Eingabebox öffnet die Tastatur und Sie können Ihre Eingaben vornehmen.
Hinweis:
Randnotizen werden zum Tagesordnungspunkt (oder bei Vorlagen zur Vorlage) gespeichert. Eine vorhandene Randnotiz wird mit einem ausgefüllten „Sprechblasen“-Symbol dargestellt.
2 – Tastatureingabe
Nehmen Sie nun Ihre Eintragungen, sobald sich das Fenster öffnet, über die Tastatur vor.
Die „einfache“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (1 Zeichen) um.
Die „doppelte“ Betätigung der Hoch-Taste schaltet auf Großschreibung (alle Zeichen) um.
Mit „.?123“ werden Ihnen Ziffern und weitere Sonderzeichen angeboten.
Die Schaltfläche „Return“ fügt eine Zeilen-schaltung ein.
3 – Fertigstellung Randnotiz
Ihnen steht während der Eingabe eine automatische Wortergänzung zur Verfügung.
Durch Tippen auf das „Sprechblasen“-Symbol schließt sich die Tastatur und die Eingabebox.
Die Randnotiz ist automatisch gespeichert.
Hinweis:
Wenn Sie eine Randnotiz entfernen möchten, ist der komplette Text zu entfernen.
1 – Notizeintragung
Wenn Sie auf die Ansicht „Geteilte Notizen“ wechseln, können Sie eine Notiz verfassen, die von allen Mitgliedern Ihrer Fraktion einsehbar sind. Dies ist auch direkt auf der Ansicht der Tagesordnung möglich.
2 – Notizübersicht
Möchten Sie die geteilten Notizen anderer Fraktionsmitglieder sehen, wechseln Sie in die Ansicht „Notizen der Fraktion“.
1 – Bedienung Notizübersicht
In der „Notizübersicht“ sind alle Notizen gelistet, die in der aktuellen Dokumentenzusammenstellung enthalten sind.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Liste navigiert die Anwendung zur Seite mit der gewünschten Notiz.
Die Notizen, welche auf der geöffneten Seite zu finden sind, werden in blauer Schrift dargestellt.
1 – Aufruf Markierungsfunktionalität
Durch Tippen auf das „Markierungen“-Symbol (Stift) wechselt die Menüleiste in einen anderen Kontext und stellt Ihnen für Markierungszwecke weitere Funktionalitäten zur Verfügung.
2 – Verschiedene Markierungsfunktionalitäten
Sie können nun zwischen den verschiedenen Markierungsfunktionalitäten wählen:
Hinweis:
Das Blättern (von links nach rechts oder andersrum) ist in dieser Funktionsansicht nicht möglich. Über das Seitenauswahlmenü in der Fußzeile ist das Blättern per Seitenauswahl möglich.
3 – Markierungsvorgang
Mit dem Finger können Sie einen Bereich aufspannen, der markiert werden soll.
Auf die gleiche Art werden Durch- und Unterstreichungen vorgenommen.
Um eine Markierung wieder zu entfernen, müssen Sie diesen Funktionsbereich mit der Schaltfläche „X“ verlassen.
4 – Heftnotiz
Heftnotizen fügen Sie durch Tippen auf die gewünschte Stelle hinzu. Es öffnet sich ein gelbes Fenster, in dem Sie Ihre Eintragungen vornehmen können.
Tippen auf eine Heftnotiz aktiviert den Verschiebemodus. Sie erkennen es daran, dass das Symbol blau umrandet wird.
Zum Löschen einer Heftnotiz tippen Sie auf das Notizensymbol, damit sich das Fenster öffnet. Mit der „Papierkorb“-Schaltfläche wird die Notiz entfernt.
5 – Freihandzeichung
Freihandzeichnungen lassen Ihnen die Möglichkeit, jede gewünschte Form auf das Dokument zu bringen.
In diesem Modus können Sie die Farbe wählen sowie einzelne Schritte widerrufen und wiederholen.
Ist die Zeichnung gespeichert, bietet nach Antippen das Kontextmenü zusätzlich die Wahl der Strichstärke.
Mit „X“ wird die Zeichnung gespeichert.
6 – Textfeld
Ein Textfeldeintrag ermöglicht Ihnen freie Bereiche auf der Seite zu nutzen und Text zu erfassen, der im Gegensatz zur Heftnotiz direkt auf der Seite angezeigt wird.
Über die Schaltfläche „Fertig“ wird das Textfeld gespeichert.
Möchten Sie das Textfeld löschen, betätigen Sie die Schaltfläche „Löschen“.
7 – Markierungen im Ansichtsmodus
Sie können Markierungen, Durch- und Unterstreichungen auch aus dem normalen Ansichtsmodus heraus erstellen.
Tippen Sie auf ein Wort und halten es gedrückt, bis das Vergrößerungsglas erscheint und der Text ausgewählt wird.
Hinweis:
Sollte diese Form der Auswahl einmal nicht möglich sein, liegt es wahrscheinlich daran, dass kein Text hinterlegt ist, sondern das Dokument als Bild eingescannt wurde.
8 – Änderung der Markierungsauswahl
Wenn Sie nun loslassen, können Sie anschließend die Art Ihrer Markierung wählen, oder den Bereich der Auswahl durch Ziehen der blauen Punkte verändern.
Sie können den ausgewählten Text auch in die Zwischenablage kopieren, um es in einer anderen App oder einer anderen Funktion weiter zu verwenden.
9 – Markierungsbearbeitung
Tippen auf eine bestehende Markierung öffnet ein Kontextmenü, über welches Sie die Art und Farbe ändern oder die Markierung entfernen können.
1 – Menüaufruf für Volltextsuche
Über das Menü oben rechts (3 übereinanderbefindliche Punkte) lässt sich die Volltextsuche aufrufen.
2 – Aufruf Texteingabe
Über „Suche“ rufen Sie die Möglichkeit der Texteingabe auf.
3 – Eingabe von Textinhalt
Durch Texteingabe in das Feld mit dem Inhalt „Dokument durchsuchen“ können Sie den Inhalt der Sitzungsunterlagen durchsuchen. Bereits beim Eintippen steht Ihnen auch hier eine automatische Wortergänzung zur Verfügung.
Hierbei werden Sie von der Anwendung unterstützt, indem in der Suchbox bereits vorhandene Fundstellen angezeigt werden.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Suchbox navigiert die Anwendung zur angegebenen Seite.
Hinweis:
Die Volltextsuche ist begrenzt auf den Umfang der geladenen Seiten.
1 – Lesezeichenanlegung
Ein Lesezeichen kann über das Inhaltsverzeichnis angelegt werden.
Durch die Auswahl der Lesezeichenrubrik (Banner-Symbol in der Mitte) öffnet sich die Auflistung der Lesezeichen. Wenn noch keine Lesezeichen hinzugefügt wurden, ist das Fenster leer, wie im Screenshot zu sehen.
Durch ein Klick auf das blaue Plus-Zeichen unten links, wird ein neues Lesezeichen angelegt.
2 – Lesezeichentitel
Sobald das blaue Plus-Zeichen angeklickt wurde (steht nur zur Verfügung, wenn die geöffnete Seite noch nicht als Lesezeichen ausgewiesen wurde), wird die aktuell geöffnete Seite als Lesezeichen hinterlegt.
Nun kann dem Lesezeichen ein individueller Titel vergeben werden, damit ein Aufruf durch den Benutzer schneller gewährleistet ist.
3 – Lesezeichennavigation
Über das „Inhaltsverzeichnis“ können Sie die einzelnen Dokumente und Anlagen der Unterlagen auflisten. Im Beispiel sehen Sie die Tagesordnungspunkte einer Sitzung.
Mit Tippen auf einen Eintrag in der Liste werden Sie zum gewünschten Dokument navigiert.
Die Seitenzahl des aktuell angezeigten Dokuments ist in der Liste blau markiert.
4 – Lesezeichenbearbeitung
Wird in der Lesezeichenauflistung der Bearbeitungsmodus über „Bearbeiten“ unten rechts gestartet, so können die Lesezeichen namentlich verändert werden. Über diese Funktion ist auch die Aufhebung der Lesezeichenfunktion für die entsprechende Seite möglich. Mit Klick auf das rote Symbol und der anschließenden Auswahl auf „Löschen“ ist dies möglich.
1 – Eintragung
Die Recherche führt eine Volltextsuche über den lokal verfügbaren Dokumenten- und Notizenbestand durch.
Gesucht wird nach allen Themen (mit Und verknüpft), die eingegeben werden. Wortfolgen lassen sich mit Anführungszeichen zusammenfassen („und“ „oder“).
Sie können über die zweite Zeile einen Filter definieren.
2 – Recherchefilterung
Sie können im Recherchefilter Dokumententypen, Zeitraum und Gremien festlegen.
3 – Kategorien
Das Ergebnis der Suche wird in den fünf Kategorien „Dokumente“, „Anlagen“, „Notizen“, „News“ und „Downloads“ ausgegeben.
4 – Recherchetreffer öffnen
Durch Tippen auf ein Ergebniselement öffnet sich die Dokumentenansicht.
Die Recherche im Dokument wird aktiviert und die Seite mit dem ersten Treffer wird angezeigt.
Suchtreffer werden markiert.
5 – Recherche anpassen
Sie können die Suche verfeinern oder abändern.
1 – Menüaufruf für die erweiterten Funktionen
Über das Menü oben rechts (3 übereinanderbefindliche Punkte) lassen sich die erweiterten Funktionen aufrufen.
2 – Dokumentenexport
Es besteht die Möglichkeit, die Dokumente zu Drucken, an eine andere App zu übergeben oder per E-Mail zu versenden.
Hinweis:
Diese Funktionen müssen explizit von Ihrer Verwaltung zur Nutzung freigegeben werden.
Zusätzlich können Sie sich hier Informationen zum Dokument wie z.B. die Dateigröße anzeigen lassen.
3 – Dokumentenexport samt Annotationen
Bei Bedarf können Sie das Dokument unter „Öffnen in…“ samt Annotationen exportieren. Mit Annotationen sind an dieser Stelle Textmarkierungen und Freihandzeichnungen gemeint. Unter der Auflistung der Annotationen sind hierbei verschiedene Exportarten wählbar.
4 – Dokumentenausdruck samt Annotationen
Sie können das Dokument mit oder ohne Annotationen drucken. Mit Annotationen sind an dieser Stelle wie auch beim Export Textmarkierungen und Freihandzeichnungen gemeint.
Bitte beachten Sie, dass Heftnotizen und Randnotizen weder zusammen mit dem Dokument exportiert werden noch ausgedruckt werden können.
1 – Einstellungen öffnen
Über den Menüpunkt „Einstellungen“ wechseln Sie in die Benutzereinstellungen.
Sie können den Zeitraum des Sitzungsarchivs vergrößern, um auch weiter zurückliegende Sitzungen verfügbar zu machen.
Zukünftige Termine können Sie auf einen Zeitraum in Wochen eingrenzen, damit die Übersicht nicht zu lang wird.
Einstellungsänderungen betreffen nur Ihre App.
2 – Vergangene Termineinsichtnahme
Mit Tippen auf „Termine ab“ öffnet sich das Auswahlfeld für das Datum.
Wischen Sie mit dem Finger die Tages-, Monats- und Jahreswerte auf die gewünschte Einstellung. Mit „Fertig“ schließen Sie dieses Auswahlfeld.
3 – Zukünftige Termineinsichtnahme
Mit Tippen auf „Termine in der Zukunft …“ öffnet sich das Auswahlfenster für den Zeitraum in Wochen.
Verändern Sie die Einstellung durch einfaches Tippen auf den gewünschten Zeitraum.
Hinweis:
Falls der Zeitraum zu knapp ist, werden zukünftige Dokumente nicht entfernt, sondern bleiben lediglich verborgen.
4 – Termine erneut laden
Mit der Option „Termine erneut laden“ lassen sich alle Termine neu laden. Dies ist hilfreich, wenn es neue Funktionalitäten für die App gibt, die einen erneuten Abgleich der Daten erfordern. Beachten Sie bitte: Dokumente werden nicht erneut geladen.
Zudem gibt es noch detailliertere Einstellungen, welche unter „Erweiterte Einstellungen“ zusammengefasst sind.
5 – Löschung unbenötigter Daten
Die Option „Löschen von unbenötigten Daten“ ist dafür, dass der Datenbestand, der bei Hochsetzen der „Termine ab“-Grenze „unten“ wegfällt, auch direkt vom iPad-Speicher gelöscht wird.
6 – Benachrichtigung per Push-Nachricht
Ist die Option „Benachrichtigung per Push-Nachricht“ eingeschaltet, wird bei Veröffentlichung neuer Dokumente eine Push-Nachricht an das iPad gesendet.
1 – Einstellungsmöglichkeiten
Die globalen Einstellungen sind mandantenunabhängig.
Sie können festlegen, wann die App gesperrt wird und ob Sie über Ihre mobile Internetverbindung die Daten und Dokumente synchronisieren möchten.
Hinweis:
Für den mobilen Abgleich muss Ihr iPad mit einer Mobilfunkverbindung ausgestattet sein. Ansonsten ist die Option nicht sichtbar.
2 – Einstellung automatischer Abmeldevorgang
Wählen Sie, wie lange es dauern soll, bis die App gesperrt wird bzw. bis Sie abgemeldet werden.
Diese Einstellung bezieht sich auf die Zeit, die die App nicht aktiv ist. Damit ist gemeint, dass Sie in einer anderen App arbeiten oder sich das iPad im Standby-Modus befindet.
1 – Ihre Meinung ist und wichtig!
Die iRICH-SitzungsApp wird fortlaufend weiterentwickelt und verfeinert.
Wir sind auf Ihre Meinung angewiesen.
Senden Sie uns Ihre Erfahrungen, Ihre Kritik oder Verbesserungsvorschläge. Wir werden dies in zukünftigen Versionen entsprechend berücksichtigen.
Wie im Screenshot zu sehen, kann hier auch die Ihre Verwaltung hinterlegt werden, damit kein Feedback an die Firma Sternberg übermittelt wird.
1 – Funktionsbeschreibung
Mit dem Modul „Akte“ haben Sie die Möglichkeit persönliche PDF-Dateien zu Terminen, Tagesordnungspunkten oder Vorlagen anzuhängen.
Hier sehen Sie die Übersicht der verfügbaren Akten geordnet nach Terminen.
Termine-, Tagesordnungspunkte- und Vorlagenzeilen lassen sich durch einen Tipp aufklappen, wodurch die angehängten Dateien sichtbar werden. Mit Klick auf eine Datei, wird der Inhalt entsprechend geöffnet.
2 – Bearbeitungsmenü
Durch das Aufrufen des Datei-Menüs (3 Punkte im Datensatz), kann die Datei jederzeit umbenannt, gelöscht, geteilt oder favorisiert werden.
3 – Aktenfunktionalität in der Tagesordnung
Über eine Tagesordnung ist das Hochladen einer Akte über das „Wolken-Symbol“ möglich.
Mit anschließendem Klick auf die Datei öffnet sich entsprechend deren Inhalt.
Nach erfolgreichem Hochladen stehen auch hier die Funktionen des Umbenennens, des Löschens, des Teilens sowie des Favorisierens zur Verfügung.
Über die „Papierkorb-Schaltfläche“ zeigen Sie zusätzlich alle Akten an, die sich im Papierkorb befinden.
4 – PDF-Dateien Hochladen
In der App haben Sie zwei Möglichkeiten Dateien hochzuladen und anzuhängen. Zum aktuellen Zeitpunkt lassen sich nur Dateien des Typs PDF hochladen.
5 – Freigabefunktion (Teilen der Dateien)
Durch das Teilen einer Akte öffnet sich automatisch das Freigabecenter. Hier werden bereits aktive Freigaben angezeigt.
Über die Plus-Schaltfläche können weitere Freigaben hinzugefügt werden.
Durch einen Fingertipp auf eine Gruppe oder eine Einzelperson wird diese zur Auswahl hinzugefügt. Durch Betätigen der Speichern-Schaltfläche lässt sich die getroffene Auswahl speichern.
6 – Neuanlegung/Anpassung Gruppen
Wird im Menüpunkt „Meine Gruppen“ ausgewählt, so erscheint die Ansicht aller verfügbaren Gruppen. Es lassen sich neue Gruppen erstellen oder vorhandene bearbeiten.
7 – Gruppenbezeichnung
Hier können Sie der neuen Gruppe zu Beginn einen individuellen Namen vergeben.
Über die Schaltfläche „Speichern“ wird der Name übernommen und der nächste Schritt, zum Hinzufügen von Personen, eingeleitet.
8 – Hinzufügen von Personen
Um eine Person der Gruppe zuzuordnen, tippen Sie diese Person auf der linken Seite an. Dadurch erscheint sie auf der rechten Seite in der Liste der zugeordneten Personen.
Wenn die Auswahl abgeschlossen ist, kann über „Speichern“ die Anlegung einer Gruppe abgeschlossen werden.
Möchte man im Nachgang nochmals die Eintragungen des Titels anpassen, ist dies über das Stift-Symbol möglich.
Auch das endgültige Löschen ist mit Klick auf das „Mülleimer-Symbol“ möglich.
1 – Seitenansicht
Wenn Sie das iPad drehen, wechselt die Seitenansicht vom horizontalen in den vertikalen Modus. Hierbei werden DIN A4-Seiten automatisch als Vollbild angezeigt.
Das Ganze funktioniert allerdings nur, wenn Sie das iPad schräg halten und nicht waagerecht. Zudem muss in den iPad-Einstellungen die „Ausichtungssperre“ deaktiviert sein.
2 – Terminübersicht öffnen
Bei der Rückkehr zur Tagesordnung ist die Terminübersicht aus Platzgründen ausgeblendet.
Um zur Terminübersicht zu gelangen, tippen Sie auf die Zurück-Schaltfläche. In der Terminübersicht können Sie dann einen anderen Termin auswählen.
Auch in der Portrait-Ansicht lässt sich das Hauptmenü über die Schaltfläche oder per Wisch nach rechts öffnen.
Durch Tippen außerhalb des Hauptmenüs wird dieses wieder eingefahren.
1 – Ratsarbeit auf dem iPhone
Ab iOS 11 und iRICH 1.6.1 ist die volle iRICH-Funktionalität auch auf dem iPhone verfügbar.
Das Layout ist ähnlich, aber aufgrund des schmaleren Platzes wurden viele Elemente eher vertikal angeordnet.
2 – Markierungsfunktionalitäten auf dem iPhone
In der PDF-Ansicht gibt es dieselben Werkzeuge wie auf dem iPad. Da weniger Platz verfügbar ist, sind einige Funktionen in ein Untermenü ausgelagert. Diese Funktionen sind über die Schaltfläche mit den drei übereinander angeordneten Punkten erreichbar.
1 – Funktionsbeschreibung
Ab iOS 11 und iRICH 1.6.1 wird der Splitscreen unterstützt.
Öffnen Sie zunächst beispielsweise eine andere App wie „Safari“. Öffnen Sie anschließend iRICH.
Ziehen Sie nun von unterem Bildschirmrand aus das Dock nach oben.
Termine-, TOP- und Vorlagenzeilen lassen sich durch einen Tipp aufklappen, wodurch die angehängten Dateien sichtbar werden.
2 – Positionierung Anzeige
Legen Sie nun den Finger auf das Symbol für die „Safari“-App ohne loszulassen. Dann ziehen Sie die „Safari“-App an den rechten Bildschirmrand.
3 – Position festgelegt
Anschließend sollte dies etwa so aussehen, wie auf dem Bild zu erkennen.
4 – Trennlinienposition
Nachdem Sie die „Safari“-App nach rechts gezogen haben, sollten nun nebeneinander (links die iRICH-App und rechts die „Safari“-App) geöffnet sein.
Sie können nun den Finger auf die vertikale Trennlinie legend und nicht loslassen. Im Anschluss können Sie die Trennlinie in der Horizontalen verschieben und somit eine App vergrößern und die andere verkleinern.
5 – Ausblendung durch Trennlinienverschiebung
Ziehen Sie die Trennlinie komplett an den linken Rand, dann ist die linke App (in diesem Beispiel iRICH) komplett verschwunden. Die Apps sind auf diese Art und Weise allerdings nie komplett beendet, sondern verweilen im Arbeitsspeicher
